Корпоратив в Киеве: как организовать самостоятельно

Корпоративные мероприятия для членов компании давно стали частью корпоративной культуры не только в компаниях на Западе. Вместе с другими нововведениями корпоративного менеджмента совместные празднования знаковых для компании событий по несколько раз в год.

Каждый раз приглашать специалистов ивент-агентства – удовольствие не из разряда малобюджетных. Поэтому руководство компании стремится сэкономить средства и принимает решение организовать корпоратив силами своих сотрудников. Как правило, качество таких праздников оказывается ниже, чем при использовании услуг специалистов ивент-агентств. К тому же, сотрудники, принимающие участие в организации корпоратива, ощущает праздник как обычную форму рабочего процесса, а не заслуженного наравне со всеми отдыха.

Однако если вы планируете однодневное выездной корпоратив типа спортивных соревнований или пикника, то вполне можно организовать подобное мероприятие силами коллектива.

Правила организации корпоратива силами компании

Самостоятельная подготовка корпоратива должна базироваться на соблюдении и грамотной реализации нескольких основных правил.

Определите цели и основные задачи мероприятия.

Сформируйте рабочую группу, в которую включите инициативных сотрудников. Практика показывает, что для 200 участников корпоратива вам будет достаточно 5-6 организаторов. Это количество людей будет оптимальным для распределения функциональных обязанностей в рабочей группе.

Ведущих и аниматоров желательно выбрать не из членов рабочей группы. Первые должны быть всегда на виду у публики, вторые – следить за ходом проведения праздника.

Составьте календарный план организационных мероприятий с конечными сроками исполнения и распределением функциональных задач.

Распределите обязанности и функции между членами рабочей группы с учетом пожеланий и возможностей каждого члена:определитесь, кто у вас будет за главного;разделите членов группы на креативщиков, логистов и финансистов;доверьте группе креативщиков разработать концепцию мероприятия и его план;доверьте логистам подобрать место проведения корпоратива и организацию трансфера;поручите финансистам расчет бюджета мероприятия.

Составьте сценарий мероприятия и определитесь, кто из сотрудников компании может взять на себя роль аниматора. Убедитесь, что этот человек не только хочет, но и может руководить ходом праздника. Для неспециалистов это весьма сложная задача, справиться с которой могут артистичные и харизматичные люди, которые будут удерживать внимание зрителей и вести участников мероприятия согласно сценарному плану.

Заранее предусмотрите возможные форс-мажорные обстоятельства типа плохой погоды, поломки транспорта, поломки светотехнического и звукового оборудования. Продумайте пути выхода из форс-мажора. Для этого заранее продумайте, кто из ваших сотрудников сможет быстро найти выход из сложной ситуации и действовать правильно, или составьте запасной сценарный план мероприятия.

Заранее согласуйте роль руководства в процессе проведения мероприятия. Определитесь, будете ли вы придерживаться принципа субординации, принятого в компании для рабочих процессов, также на развлекательном мероприятии. Или же будете придерживаться демократичной культуры вне стен офиса.

Заранее продумайте ролевые функции для руководства компании. Постарайся сделать так, чтобы с ними были заблаговременно ознакомлены участники корпоратива, чтобы им удалось избежать возможных казусов и неприятных ситуаций.

При составлении сценариев конкурсов учтите возрастной и гендерный состав участников корпоратива. Примите к сведению, что не все сотрудники, возможно, захотят бегать в мешках, перетягивать канат или прыгать «на дальность» в коротких юбках.

Продумайте способы выбора площадки для пикника. Если бюджет позволяет арендовать готовую площадку для проведения мероприятия на свежем воздух, воспользуйтесь этой возможностью. В противном случае, во избежание недоразумений и возможно накладок, постарайтесь заранее согласовать расположение ваших сотрудников на территории населенного пункта с его администрацией.

Обсудите способы уборки территории после проведения мероприятия, место для выброса мусора и и место для парковки машин, арендованных для трансфера.

Продумайте вопросы безопасности для сотрудников. Обеспечьте организаторов минимальным набором лекарственных средств для оказания первой медицинской помощи нуждающимся.

Конечно, это лишь часть организационных вопросов, которые придется решать рабочей группе при самостоятельном проведении корпоратива. Если хотя бы часть из них кажется вам невыполнимыми, возможно, есть смысл постараться найти в бюджете компании средства для организации корпоратива, который запомнится сотрудникам как памятное мероприятие, проведенное на высшем уровне, а не испорченное чередой мелких промахов.