Разновидности и особенности штампов и печатей

Делопроизводитель вынужден заниматься оформлением разнообразных документов. С целью экономии его рабочего времени, например, на указание реквизитов организации, используют разнообразные внутренние штампы. Подробнее о моделях штампов можно найти информацию на сайте организации, оказывающей услуги по изготовлению факсимиле, штампов.

Поговорим о тех требованиях, которые действуют в нашей стране к такой продукции, а также об их видах и особенностях. Национальный стандарт, действующий в России, содержит статью, в которой прописаны нормы для клише. Какого-то специального нормативного документа, по которому можно контролировать процедуру создания, хранения, учета, а также уничтожения печатей нет, но сказано, что фирма сама должна продумывать все эти вопросы в целях личной безопасности. До 2005 года функционировали временные правила, по которым описывался алгоритм создания и уничтожения штемпельной продукции. В наши дни данное положение свою силу утратило, но многие предприниматели взяли часть этих правил за основу своей собственной корпоративной политики в отношении штемпельной продукции. Форма и размер простого штампа, который предназначен только для ведения внутренней деловой документации, может быть разнообразным. Все зависит от внутренних потребностей организации, а также от направления ее деятельности.

По большей части внутри компаний применяют треугольные, квадратные, круглые штампы, на которых представлена основная информация о компании: название, место расположения, контактные телефоны. На сайте www.copy.spb.ru представлены некоторые образцы штампов. Размер прямоугольного штампа в основном составляет 70 на 100 мм. Для того чтобы на изделии уместилась вся необходима информация, желательно просчитать его длину, пользуясь специальной формулой. Количество знаков соответствует длине штампа, дополнительно нужно оставить по 1 мм с каждой стороны. В ширину штамп должен быть таким, чтобы вместились все строки. Основная информация прописывается в одной, либо в нескольких строчках, можно каждую строку делать разным шрифтом, менять наклон, вид шрифта.

На размеры штампа влияет число символов, планируемых к размещению на нем, а также вариант выбранной оснастки. Среди востребованных вариантов штампов лидирующие позиции принадлежат надписи «Копия верна», подобный штамп заказывают в соотношении 14 к 38 мм, он необходим для заверки разных копий. Также часто организация заказывает штамп «Принят на работу», «Уволен», экономя время при трудоустройстве и увольнении сотрудников. Для каждого отдельного предприятия нужны изделия определенного содержания, все зависит от направления деятельности организации.

Определенная часть штампов есть в готовом виде, а некоторые варианты придется заказывать по индивидуальному заказу, например, в организации, имеющей право осуществлять такие работы. Для контроля использования штемпельной продукции, в каждой организации ведется специальный журнал учета, назначается ответственное лицо за ведение такого документа. Регистрация новых печатей обязательна, выдача их сотрудникам осуществляется под расписку, после возврата в журнале ставится отметка, а также роспись ответственного лица.